Obligațiile unei gazde în regim hotelier: lista completă pe persoană fizică, PFA și SRL

Lista de față e cea pe care mi-aș fi dorit s-o găsesc în prima zi ca gazdă. N-am găsit-o. Am aflat obligațiile una câte una, în ordinea greșită: unele de la contabil, unele din grupurile de Facebook. De fiecare dată aceeași senzație: „stai, mai era ceva?" Da, mai era. Mereu mai era.

Pe scurt: o gazdă din România, fie că închiriază pe CNP, ca PFA sau prin firmă, are obligații pe patru fronturi: autorizarea activității, evidența oaspeților, partea fiscală și taxele locale. Primele două nu se schimbă deloc cu forma juridică. A treia se schimbă aproape complet.

Obligație	Persoană fizică	PFA	SRL
Certificat de clasificare	da	da	da
Fișa de anunțare, pentru fiecare turist	da	da	da
Anunțarea oaspeților non-UE, în 24 de ore	da	da	da
Pagina web a unității	da	da	da
Datele oaspeților, pe regulile GDPR	da	da	da
Taxa specială de cazare, unde e instituită	da	da	da
Remunerații pentru muzică și televizor	dacă e cazul	dacă e cazul	dacă e cazul
Fișa de ocupare a capacității de cazare	da	da	nu
Impozit pe venit	10% din venitul net	10% din venitul net	1% pe venituri sau 16% pe profit
Contribuții	CASS, peste praguri	CAS și CASS, peste praguri	CASS pe dividende, peste praguri
Impozit pe dividende	nu e cazul	nu e cazul	16%
Comisionul platformelor	nu intră în venitul impozabil	nu intră în venitul impozabil	cheltuială la impozitul pe profit, dar NU se scade la micro
TVA la comisionul platformelor	da	da	da
e-Factura	opțional, pe CNP	da	da
Casă de marcat	doar la banii încasați pe loc	doar la banii încasați pe loc	doar la banii încasați pe loc
Evidență	registrul de venituri	registrul de venituri	contabilitate cu bilanț
SAF-T (D406)	nu	nu	da
Număr unic de înregistrare european	nu există încă în România	nu există încă	nu există încă

Ultimele rânduri ale tabelului ascund întrebarea care contează cu adevărat: cu cât rămâi, la sfârșit, din banii pe cazare? Am făcut pentru ea un calculator de impozite pentru regim hotelier: scrii prețul pe noapte și gradul de ocupare, iar el arată impozitul, contribuțiile și suma care îți rămâne, pe fiecare dintre cele patru variante.

Obligațiile pe care le are orice gazdă, indiferent de forma juridică

Astea sunt cele care nu iartă pe nimeni. Se aplică la fel unui apartament ținut pe CNP și unei firme cu zece unități.

Certificatul de clasificare

Biletul de intrare. Atestă că spațiul îndeplinește criteriile pentru cazare turistică, iar fără el activitatea e sancționabilă și ești, practic, invizibil pentru restul sistemului. Temeiul e vechi și limpede: operatorul economic din turism are obligația să funcționeze numai cu structuri clasificate (art. 30 lit. c din OG 58/1998), iar clasificarea se face pe normele aprobate prin HG 1267/2010 și Ordinul ANT 65/2013, modificate cel mai recent prin Ordinul 948/2026.

Cererea se depune online, prin platforma SITUR.

Ordinul 948/2026 a rescris normele în iulie 2026, iar schimbarea care te privește direct e că apartamentele și camerele de închiriat nu mai sunt exceptate de la obligația de a avea e-mail propriu și pagină web a unității. Un ghid sau un model de dosar care nu îl pomenește descrie regulile de dinainte.

Fișa de anunțare a sosirii și plecării, adică „fișa de cazare"

Inima evidenței: câte una pentru fiecare turist, la fiecare sosire, completată și semnată de el, confruntată cu actul de identitate. De la hotelul de cinci stele la garsoniera de pe Airbnb, aceeași regulă (HG 237/2001). Originalele se pun zilnic la dispoziția poliției, copiile rămân la tine cinci ani.

Neîntocmirea ei se sancționează cu amendă de la 2.000 la 5.000 de lei, iar la repetare se poate ajunge la retragerea certificatului de clasificare. Cum se procedează în cazurile care nu seamănă cu manualul, grupuri, minori, oaspeți fără act, e în ghidul despre obligațiile fișei de cazare, cazuri speciale și controale, iar dacă ai nevoie de varianta pe hârtie, modelul de fișă de cazare se descarcă gratuit.

Anunțarea oaspeților străini, în 24 de ore

Pentru fiecare oaspete din afara UE, SEE și Elveției, datele se comunică poliției în termen de 24 de ore de la cazare (art. 12 alin. (2) din OUG 194/2002). Din martie 2024, obligația se poate îndeplini și electronic, prin aplicația pusă la dispoziție de Inspectoratul General pentru Imigrări.

E obligația cu cel mai scurt fitil din toată lista, pentru că termenul curge și sâmbăta, și duminica. Pașii concreți sunt în ghidul despre anunțarea la IGI a oaspeților străini.

Pagina web a unității

Din 8 iulie 2026, orice structură de cazare clasificată, inclusiv un apartament sau camerele de închiriat, trebuie să aibă adresă de e-mail proprie și cel puțin o pagină web personalizată, cu datele de identificare ale operatorului, adresa structurii și numărul certificatului de clasificare. Excepția de care beneficiau până atunci apartamentele a fost eliminată, iar obligația nu se oprește la structurile de 3, 4 sau 5 stele.

Anunțul de pe Booking sau Airbnb nu ține loc de pagină, din motive pe care le-am detaliat în articolul despre pagina web a unității.

Datele oaspeților: ce ai voie să ții

Colectezi date personale la fiecare cazare, deci regulile ți se aplică și cu un singur apartament. Trei lucruri merită reținute exact:

• Temeiul prelucrării nu e consimțământul oaspetelui, ci obligația legală. E o diferență practică, nu teoretică: un consimțământ poate fi retras oricând, dar tu nu poți renunța la fișă.
• Nu fotocopiezi și nu scanezi actul de identitate. Legea îți cere să transcrii datele în fișă și să restitui imediat actul. O copie ținută „ca să am dovadă" rămâne fără temei.
• Informarea oaspetelui se face pe conținut, nu pe suport: cine ești, de ce colectezi, cât păstrezi, ce drepturi are, unde se poate plânge. Un afiș la recepție ajută doar dacă trimite la textul complet.

Taxele locale

Aici sunt trei surprize, în ordinea în care costă.

Taxa specială de cazare. Taxa hotelieră națională a dispărut odată cu vechiul Cod fiscal, la 1 ianuarie 2016. În locul ei, consiliile locale pot institui, prin hotărâre proprie, o taxă specială pentru promovarea turistică (art. 484 din Codul fiscal), iar multe orașe au făcut-o. O colectezi de la turist și o virezi la bugetul local, după regulamentul local. Cuantumul se stabilește anual, deci se poate schimba de la 1 ianuarie în același oraș. În verificarea noastră din august 2026: Cluj-Napoca 0,5%, Constanța și Mamaia 1%, Timișoara și Sibiu 2%, Oradea și Suceava 3%, iar la Eforie o sumă fixă pe persoană și pe noapte. Singura sursă validă rămâne hotărârea primăriei de care aparține proprietatea. În zona montană se adaugă și taxa Salvamont, care e o taxă distinctă, nu o variantă a celeilalte.

Impozitul pe clădire. Locuința folosită pentru activitate economică poate ieși din încadrarea rezidențială, iar diferența nu e mică: la persoane fizice, cota e între 0,08% și 0,2% pentru clădiri rezidențiale și între 0,2% și 1,3% pentru cele nerezidențiale, calculată la valoarea dintr-un raport de evaluare. Fără raport, impozitul se calculează cu 2% din valoarea impozabilă. Dacă locuiești în imobil și primești oaspeți în aceeași clădire, se aplică regula destinației mixte. Un amănunt care circulă și azi greșit: cine plătește utilitățile nu mai decide nimic, condiția a fost scoasă din Codul fiscal în 2021. Verifică încadrarea la direcția de taxe locale înainte să te lămurească o decizie de impunere.

Taxele de la punctul de lucru, pentru PFA și SRL: salubrizare, taxa pentru afișaj dacă pui firmă la intrare, plus ce mai are fiecare primărie în hotărârea ei. Nu există în lege o „taxă de punct de lucru" ca atare, există lista de mai sus. Eu am aflat de ale mele abia când am deschis al doilea punct de lucru, în alt oraș: fiecare primărie, altă listă.

Muzica și televizorul din cameră

Obligația pe care puțini o anticipează, până primesc prima notificare. Dacă în cameră sau în spațiile comune se comunică public opere protejate, se datorează remunerații către organismele de gestiune colectivă: UCMR-ADA pentru autorii de muzică, unde tariful e lunar, pe cameră, și UPFR și CREDIDAM pentru drepturile conexe, unde suma e fixă pe unitate. Tarifele se stabilesc prin decizii publicate în Monitorul Oficial și se reindexează periodic, așa că orice cifră scrisă într-un articol trebuie verificată în ultima decizie.

Două lucruri sunt utile de știut înainte de discuția cu ei. Primul: tabelele includ expres „apartamente sau camere de închiriat", deci nu e o problemă doar de hoteluri. Al doilea: linia de despărțire trece între a difuza conținut și a pune la dispoziție doar aparatul. Televizorul pe care tu i-ai adus semnal, prin cablu, satelit sau IPTV, e comunicare publică, lucru stabilit de Curtea de Justiție a Uniunii Europene încă din 2006. Un ecran pe care oaspetele își deschide propriul cont de streaming e o discuție diferită, pe care însă o porți tu, nu ți-o oferă nimeni din oficiu.

Ce obligații are gazda persoană fizică

Forma cu care încep aproape toți, și pe bună dreptate, pentru că e cea mai simplă administrativ. Atenție însă: regulile s-au schimbat din temelii pentru veniturile anului 2026, prin Legea 239/2025.

Ce se aplică acum:

• Regimul se cheamă închiriere pe termen scurt, nu „în scop turistic", și înseamnă închirierea neîntreruptă a unei camere către aceeași persoană pentru cel mult 30 de zile. Fracțiunea de zi se socotește zi întreagă.
• Pragul nu mai e de 5 camere, ci de 7 camere inclusiv, indiferent în câte locuințe sunt situate.
• Norma de venit a dispărut. Venitul net se obține scăzând din încasări o cotă forfetară de cheltuieli de 30%, iar impozitul e de 10% din ce rămâne și e final. Adică 7% din încasările brute, fără să justifici nicio cheltuială.
• Comisionul reținut de platformă nu intră în venitul brut. Nu îl declari și nu îl impozitezi.
• Nu mai există opțiunea pentru sistemul real și nu se mai deduc cheltuieli una câte una.

Ce ai de făcut, concret: depui Declarația unică până pe 25 mai a anului următor celui în care ai încasat banii. Nu depui un formular separat la începutul activității si nu faci plăți anticipate. Ții la tine două evidențe: registrul de evidență fiscală, din care completezi doar partea de venituri, și fișa de ocupare a capacității de cazare, câte una pe cameră și pe an.

Peste pragul de 7 camere, veniturile devin venituri din activități independente. Formula impozitului rămâne aceeași, dar intră contribuția la pensie și, odată cu statutul de operator economic, restul obligațiilor de autorizare.

Contribuția la sănătate (CASS) se datorează pe trepte, raportate la salariul minim de la 1 ianuarie 2026, adică 4.050 de lei. Sub un venit net de 24.300 de lei pe an nu datorezi nimic. Între 24.300 și 48.600 plătești 2.430 de lei, între 48.600 și 97.200 plătești 4.860, iar peste 97.200 de lei, 9.720. Se calculează la treaptă, nu la venitul real, iar veniturile astea se cumulează cu alte venituri din afara salariului. Dacă ai deja CASS reținut din salariu sau din pensie, socoteala se schimbă: e una dintre întrebările de pus contabilului.

Două lucruri pe care persoana fizică le ignoră aproape mereu: e-Factura nu îi mai e obligatorie (din 1 iunie 2026, cine se identifică fiscal prin CNP o folosește doar dacă vrea) și TVA-ul pe comisioanele platformelor, despre care scriu mai jos, pentru că îi prinde pe toți.

Ce obligații are gazda PFA

Treapta din mijloc: autorizare la Registrul Comerțului înainte de a începe activitatea, pe codul CAEN de cazare, cu limita de cel mult cinci clase de activități în obiectul de activitate. De la 1 ianuarie 2025 se folosește CAEN Rev. 3, deci codurile din listele vechi nu se mai potrivesc unu la unu.

Fiscal, din 2026, PFA-ul care prestează servicii de cazare intră pe aceeași logică ca persoana fizică: venit net din cotă forfetară de 30%, impozit de 10% final, fără contabilitate în partidă simplă clasică, doar registrul de evidență fiscală completat la venituri, plus fișa de ocupare. Opțiunea între normă de venit și sistem real nu mai există pentru cazare.

Diferența reală față de persoana fizică nu e la impozit, ci la contribuții. Aici se duce banul și tot aici se face comparația cu firma. Raportat la salariul minim de la 1 ianuarie 2026, adică 4.050 de lei:

• CAS, pensia, 25%: se datorează de la un venit net de 12 salarii minime, adică 48.600 de lei pe an. Baza aleasă nu poate fi mai mică de 48.600, deci CAS-ul pornește de la 12.150 de lei. De la 97.200 în sus, baza minimă devine 97.200, deci 24.300 de lei.
• CASS, sănătatea, 10%: se calculează pe venitul net realizat, nu pe trepte, cu un minim de 6 salarii minime (24.300 de lei, deci 2.430) și cu un plafon maxim urcat la 72 de salarii minime pentru veniturile din 2026 (291.600 de lei, deci cel mult 29.160).

Din momentul în care ești PFA intri limpede în regulile operatorilor economici: e-Factura pentru facturile emise, casă de marcat pentru banii încasați pe loc, SPV activ. SAF-T nu te privește: PFA-urile sunt exceptate expres de la declarația D406.

Ce obligații are gazda SRL

Forma completă, cu tot pachetul: obiect de activitate pe cazare, punct de lucru declarat pentru fiecare proprietate, contabilitate organizată cu bilanț, e-Factura pe tot ce emiți, declarațiile recurente și SAF-T, care pentru contribuabilii mici, adică practic toate firmele mici de cazare, a devenit obligatoriu de la 1 ianuarie 2025.

La impozit, două lucruri de știut înainte să te bucuri de „microîntreprindere":

• Cota e 1%, una singură, din 1 ianuarie 2026. Până în 2025, codurile CAEN de cazare atrăgeau cota de 3%; acea diferențiere a fost eliminată prin OUG 89/2025. Dacă citești un calcul care pune 3% pe cazare, e scris pe regulile anului trecut.
• Regimul de microîntreprindere are condiții: cel mult 100.000 de euro venituri și cel puțin un salariat. Peste plafon treci la impozit pe profit de 16%.

Dacă vrei să vezi cifrele pe cazul tău, nu pe al altcuiva, am făcut un calculator care arată cu câți bani rămâi pe fiecare formă: scrii prețul pe noapte și gradul de ocupare, iar el scade impozitul și contribuțiile.

Banii ajung la tine ca dividende, iar aici sunt două straturi, nu unul. Impozitul pe dividende e de 16% pentru cele distribuite începând cu 2026, față de 10% în 2025. Peste el vine CASS: dividendul rămas după impozit se cumulează cu celelalte venituri din afara salariului, iar la depășirea pragurilor de 6, 12 și 24 de salarii minime plătești 2.430, 4.860 sau 9.720 de lei pe an. Când compari PFA cu SRL, rândul ăsta schimbă de obicei rezultatul.

La TVA: pragul de scutire e 395.000 de lei, iar cazarea are cotă redusă de 11%, față de cota standard de 21%, amândouă în vigoare de la 1 august 2025. Orice calcul care mai arată 9% la cazare e depășit.

Fișa de ocupare a capacității de cazare nu se completează la firmă: obligația e scrisă la impozitul pe venitul persoanelor fizice, iar firma își ține evidența prin contabilitate.

De ce nu mai merge să rămâi nedeclarat

Până acum câțiva ani, gazda nedeclarată miza pe un singur lucru: că nimeni nu verifică. Prin implementarea regulilor europene DAC7, preluate în Codul de procedură fiscală, acest lucru s-a schimbat.

Ce se întâmplă, concret, în fiecare ianuarie: platforma raportează administrației fiscale a statului în care e stabilită (Airbnb în Irlanda, Booking în Olanda), iar acea administrație trimite datele mai departe la ANAF, în termen de două luni. Se raportează numele, codul numeric personal, contul în care încasezi, adresa fiecărei proprietăți listate, sumele încasate și numărul de rezervări, defalcate pe trimestre, plus comisioanele reținute și, dacă platforma le are, numărul de zile închiriate.

Partea pe care puțini o folosesc: până pe 31 ianuarie, platforma e obligată să îți comunice și ție ce a raportat despre tine. Poți compara cu propria evidență înainte s-o compare altcineva.

Ce urmează, mai departe, ANAF face deja: notificări de conformare, apoi impunere din oficiu pe anii din urmă, cu accesorii, plus sancțiunile pentru activitatea neautorizată. Fiscul nu mai trebuie să te găsească, te are în tabel, cu tot cu adresa apartamentului.

Ce s-a schimbat în 2026 și ce e doar zvon

Aici e locul unde merită să fii sceptic, pentru că pe subiectul ăsta presa a dat cele mai multe titluri și cele mai puține acte.

Regulamentul european al închirierilor pe termen scurt se aplică din 20 mai 2026. Atât e adevărat. Ce nu e adevărat e că gazda din România ar trebui să obțină de atunci un număr unic de înregistrare, altfel îi dispare anunțul. Regulamentul nu obligă statele să instituie o procedură de înregistrare, ci stabilește cum trebuie să arate procedura acolo unde statul alege să o aibă. România nu a instituit-o încă, ministerul a răspuns public în iunie 2026 că analizează modul de implementare, deci nu ai de unde să ceri un număr și nici nu ți-l poate cere cineva. Când apare, se va emite automat și imediat, online, pe declarația ta, iar numărul aparține unității, nu ție: trei apartamente, trei numere.

SITUR nu e un registru în care te înscrii din mai 2026. E ghișeul prin care ceri clasificarea, iar interacțiunea ta cu el e pe eveniment: ceri, modifici, reînnoiești. Declarația lunară despre care ai citit e a agențiilor de turism organizatoare, nu a structurilor de cazare.

SIT, sistemul de evidență electronică a turiștilor, a rămas proiect. Termenele vehiculate prin presă, inclusiv 1 ianuarie 2026, au trecut fără să producă efecte, pentru că actul nu a fost publicat în Monitorul Oficial. Contextul complet, cu tot cu de ce reapare periodic în știri, e în articolul despre sistemele de stat care te privesc, de fapt.

Ce s-a schimbat cu adevărat în 2026: regimul fiscal al persoanei fizice și al PFA (Legea 239/2025), formularul fișei de ocupare (ordin ANAF nou, din martie 2026), scutirea de e-Factura pentru cine se identifică prin CNP (din 1 iunie 2026) și obligația de pagină web a unității (din 8 iulie 2026). Patru schimbări reale, niciuna dintre ele anunțată cu titluri mari.

Obligațiile pe care le ratează aproape toată lumea

Le-am strâns separat pentru că fiecare produce, la vremea ei, același „stai, că mai era ceva":

TVA-ul pe comisioanele Booking și Airbnb. Cea mai ratată dintre toate, și singura care prinde pe toată lumea, inclusiv persoana fizică. Platforma îți prestează un serviciu din alt stat al Uniunii Europene, iar pentru asta ești obligat să ceri la ANAF un cod special de TVA înainte de primirea serviciului, adică înainte de prima rezervare cu comision. Apoi calculezi tu TVA de 21% peste valoarea comisionului și îl plătești la buget, prin decontul special. Nu există niciun prag: un comision de 30 de lei naște aceeași obligație ca unul de 30.000. Codul special nu te face plătitor de TVA pe cazare și nu îți dă drept de deducere, deci TVA-ul acela e cost curat. Confirmă mecanismul pe cazul tău cu contabilul, dar nu-l ignora: e obligația cel mai des descoperită retroactiv.

„Dar Airbnb mi-a pus deja TVA pe factura de comision." Așa e, și exact asta se întâmplă cât timp nu le-ai dat un cod de TVA: platforma te tratează drept client neimpozabil, adaugă 21% și varsă ea taxa. Numai că regula pe care se sprijină ea, din Regulamentul european de aplicare a TVA-ului, îi dă furnizorului voie să presupună, nu îți schimbă ție statutul. Iar în Codul fiscal, cine exploatează un bun ca să obțină venituri cu caracter de continuitate e persoană impozabilă, fie că e pe CNP, PFA sau firmă, și oricât de mici ar fi încasările. Banii ies cam la fel, 21% într-un caz și în celălalt, pentru că nu ai ce deduce nici așa, nici altfel. Diferă cine îi încasează și faptul că lipsa înregistrării rămâne o neregulă, care iese la iveală la primul control.

Casa de marcat, care nu ține de forma juridică, ci de cum încasezi. Aparatul e cerut pentru încasările în numerar, cu cardul sau cu vouchere de vacanță, iar cazarea nu e pe lista excepțiilor. Banii virați în cont de platforme nu intră în această regulă. O singură plată în numerar pe an te aduce însă înapoi în prima situație. Din decembrie 2024 există o ușurare la hârtie: la plata cu cardul nu mai ești obligat să tipărești bonul, îl dai doar dacă ți-l cere clientul.

Taxa locală de cazare, care există sau nu în funcție de oraș, se află doar la primărie și se datorează din prima noapte.

Fișa de ocupare a capacității de cazare. Toată lumea știe de fișa de cazare. De sora ei fiscală, mult mai puțini, până la primul control.

Anunțul de weekend pentru oaspetele străin, obligația care expiră duminică la prânz, când tu afli luni că oaspetele era sârb.

Remunerațiile pentru televizorul din cameră. Vezi mai sus. Puțini se gândesc la asta când montează un TV.

Cum le ții pe toate fără să-ți iei angajat

Lista de mai sus arată copleșitor citită dintr-o bucată, dar are o proprietate ascunsă: aproape toate obligațiile de evidență se hrănesc din aceleași date, colectate o singură dată, la check-in. Numele, actul, cetățenia, perioada. Din ele iese fișa de anunțare, din cetățenie pornește alerta pentru oaspeții străini, din agregarea lor iese fișa de ocupare, iar din datele de facturare completate de oaspete iese factura pentru SPV.

Exact pe observația asta mi-am construit sistemul, după ce ani de zile am purtat aceleași date dintr-o hârtie în alta: oaspetele completează o singură dată, online, înainte să ajungă, iar fiecare evidență se generează din aceeași sursă. Dacă vrei să vezi cum arată, e descris pe pagina despre check-in online pentru regim hotelier. Iar dacă te întrebi de ce am construit EasyCheck ca un singur sistem, și nu ca zece unelte separate, răspunsul e tot lista de mai sus.

Obligațiile rămân ale tale. Munca de copist, nu.

Informațiile fiscale din acest ghid sunt generale, verificate la data actualizării de mai sus, și se schimbă frecvent. Nu înlocuiesc consultanța unui contabil sau a unui consultant fiscal pentru situația ta concretă.