Anunțarea la IGI a oaspeților străini în regim hotelier (24h)

Dacă oaspetele tău nu este cetățean al unui stat UE, al Spațiului Economic European sau al Elveției, ai obligația să anunți cazarea lui la Inspectoratul General pentru Imigrări în termen de 24 de ore de la cazare. Obligația ține de tine, gazda, nu de platformă sau de turist, și este separată de fișa de cazare. Termenul curge și în weekend, deci nu poți amâna pentru luni o cazare din sâmbătă seara.

Este una dintre obligațiile cu cel mai scurt termen din regimul hotelier. Și exact scurtimea o face ușor de ratat.

Pe scurt:

Pe cine anunți	Cetățenii statelor din afara UE, SEE și Elveției
Termenul	24 de ore de la cazare, inclusiv în weekend
Temeiul	Art. 12 din OUG 194/2002
Ce riști	Amendă de la 400 la 800 de lei pentru neanunțare
De unde afli cetățenia	Din fișa de cazare, ideal completată înainte de sosire

De ce există obligația de anunțare la IGI

Evidența străinilor cazați ține de regimul de imigrare, de controlul frontierelor și de siguranță. Obligația vine din regimul general al străinilor: art. 12 din OUG 194/2002 prevede termenul de 24 de ore pentru hoteluri și alte amenajări turistice (categoria în care intră unitățile în regim hotelier) și de 3 zile pentru găzduirea privată. Statul trebuie să poată ști unde sunt cazate persoanele care nu sunt cetățeni europeni, chiar și pentru un sejur de câteva nopți.

Poți avea orice părere despre birocrația din jurul ei. Partea importantă este că obligația există și nu se confundă cu fișa de cazare:

Fișa de cazare este o obligație pentru toți turiștii. Anunțarea la IGI este o obligație suplimentară, doar pentru oaspeții din categoria relevantă. Cele două nu se înlocuiesc una pe cealaltă. În schimb, fișa îți oferă informația care declanșează pasul următor: cetățenia.

Pe cine anunți la IGI și pe cine nu (cazare cetățeni non-UE)

Regula de bază: anunți cetățenii statelor din afara UE, SEE și Elveției.

În practică, intră în această categorie turiștii americani, britanici, sârbi, turci, israelieni, moldovenii cazați doar cu document moldovenesc, precum și turiștii din state asiatice sau din Golf. Nu intră: cetățenii statelor membre UE, cetățenii SEE (Norvegia, Islanda, Liechtenstein) și cetățenii Elveției. Un turist german, francez, polonez sau norvegian nu declanșează nicio obligație de anunțare.

Dacă oaspetele are dublă cetățenie. Reperul practic este documentul cu care persoana se cazează. Dacă un cetățean moldovean folosește la cazare pașaportul românesc, pentru evidența ta este tratat ca cetățean român. Dacă se cazează doar în baza documentului moldovenesc, intră în categoria care trebuie anunțată.

Minori. Evidența se ține pentru fiecare persoană cazată, inclusiv pentru minori. Modul exact de raportare a minorilor merită confirmat o dată cu structura teritorială de care aparține proprietatea, apoi trecut în procedura ta standard.

Termenul de 24 de ore: de când curge și de ce weekendul nu te salvează

Termenul începe de la cazare. Nu de la rezervare, nu de la momentul în care ai văzut numele turistului în Airbnb, nu de la plecare. Și nu se suspendă sâmbăta sau duminica.

De aici apare scenariul clasic în care termenul se ratează: rezervarea vine vineri, turistul sârb ajunge sâmbătă la miezul nopții prin self check-in, iar tu afli abia atunci că e cetățean non-UE. Până duminică seara, când apuci să te ocupi de acte, cele 24 de ore pot fi deja aproape sau chiar expirate. Cu cât întârzierea dintre cazare și momentul în care afli cetățenia e mai mare, cu atât marginea ta de manevră scade, iar la o proprietate cu check-in la distanță această întârziere poate fi de o zi întreagă.

Soluția nu este să-ți amintești mai bine, ci să afli cetățenia înainte de sosire, nu la predarea cheii. Dacă oaspetele completează fișa de cazare online în avans, știi din timp că urmează să primești un cetățean non-UE și că ai un pas suplimentar de făcut.

Cum anunți concret cazarea la IGI

Datele necesare pentru anunțare sunt, în bună parte, cele pe care le ai deja din fișa de cazare completată corect. Două lucruri se adaugă: data intrării în România, care e câmp separat de data cazării, și actul oaspetelui, de care ai nevoie la raportare. Restul se ia din fișă, fără să culegi nimic de două ori.

Ce riști dacă ratezi termenul

Neanunțarea este contravenție și se sancționează cu amendă de la 400 la 800 de lei (art. 134 pct. 3 și art. 135 alin. (1) lit. a) din OUG 194/2002, în forma actuală), aplicabilă atât persoanei care găzduiește, cât și străinului.

Și încă ceva: la un control, anunțarea la IGI nu se verifică singură, ci odată cu restul evidenței turiștilor. Ce se uită concret un control și cum procedezi în cazurile mai puțin obișnuite, grupuri, minori sau oaspeți fără act, e în ghidul despre obligațiile fișei de cazare, cazuri speciale și controale.

Dincolo de amendă, obligația are o particularitate neplăcută: este relativ ușor de verificat ulterior. Cetățenia oaspeților apare în evidențele tale, în platformele de rezervare și în documentele completate. Cu alte cuvinte, dacă o cazare trebuia anunțată și nu a fost, dovada există aproape întotdeauna undeva, în propriile tale fișiere. Dacă anunțarea lipsește, nu merită să te bazezi pe ideea că „poate nu verifică nimeni". Mai bine îți construiești procesul astfel încât să nu depindă de noroc sau de memoria ta.

Cum faci să nu mai depinzi de memorie

Problema e una simplă: dacă cetățenia din fișă nu este UE, SEE sau Elveția, trebuie să te ocupi de anunțarea la IGI în termenul aplicabil. Nu ai nevoie să memorezi fiecare rezervare; ai nevoie ca sistemul să observe informația relevantă și să-ți atragă atenția.

Acesta este exact rolul alertelor IGI din EasyCheck. Oaspetele non-UE își completează fișa, de preferat cu câteva zile înainte de check-in, iar sistemul identifică situația și îți afișează alerta cu termenul de 24 de ore și datele deja colectate pentru anunțare. Ai totul într-un singur loc, gata de transmis prin canalul cerut, în loc să reiei manual datele din rezervări și mesaje. Iar alerta nu stă singură: pornește din aceeași fișă din care ies evidența pentru ANAF și factura, pentru că asta am vrut de la început, un sistem complet pentru gazde, nu încă o unealtă de ținut minte.

Concluzie: cel mai simplu moment să afli cetățenia e înainte de sosire

Obligația IGI nu e complicată prin volumul de muncă, ci prin momentul în care afli de ea. Un turist care ajunge sâmbătă la miezul nopții nu e o problemă dacă știi de sâmbătă dimineață că e cetățean non-UE: ai informația, ai termenul, ai procedura.

Automatizarea nu face obligația să dispară; ea rămâne a gazdei. Face doar ca observarea ei să nu mai depindă de memorie. Cetățenia din fișă pornește alerta. Tu te ocupi de anunțare.