Model fișă de cazare: PDF gratuit, cum se completează și ce amenzi riști
Actualizat la 20.09.2026
Fișa de cazare, oficial „fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor", este documentul obligatoriu pentru fiecare persoană cazată contra cost în România, de la hotelul de cinci stele la garsoniera de pe Airbnb (HG 237/2001).
Fișa de cazare, oficial „fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor", este documentul obligatoriu pentru fiecare persoană cazată contra cost în România, de la hotelul de cinci stele la garsoniera de pe Airbnb (HG 237/2001). Obligația e a oricui încasează bani pentru cazare, indiferent de formă juridică sau platformă: persoană fizică, PFA, SRL. Mai jos: modelul gratuit PDF, explicația fiecărui câmp și greșelile care aduc amenzi.
Descarcă modelul de fișă de cazare (PDF gratuit)
Descarcă modelul de fișă de cazare (PDF), gratuit, fără cont, fără e-mail.
Primești tipizatul standard, cu toate câmpurile cerute de lege, în două variante: de printat și completabilă pe calculator. Modelul e generat din aceeași platformă care produce fișele reale de check-in EasyCheck, deci e formatul pe care îl vezi și la un control.
Ce este fișa de cazare (fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor)
Documentul are două nume și de aici confuzia: în vorbirea curentă toată lumea îi spune „fișa de cazare", în HG 237/2001 se numește „fișa de anunțare a sosirii și plecării turiștilor". Formularul este obligatoriu, orice structură de primire turistică trebuie să țină evidența persoanelor cazate, pe fișe individuale, completate la sosire sau înainte, dacă unitatea ta beneficiază de o soluție de self check-in.
Nu trebuie confundată nici cu fișa de ocupare (evidență agregată, cerută de ANAF pe proprietate și perioadă pentru persoanele fizice care închiriază), nici cu anunțarea la IGI (obligație separată, doar pentru oaspeții din afara UE).
Cine are obligația să completeze fișele de cazare
Regula e simplă: primești bani pentru cazare, completezi fișe. Nu contează forma juridică (persoană fizică, PFA, SRL) și nici canalul rezervării: Airbnb, Booking.com, telefon, recomandare. Obligația se leagă de activitatea de cazare turistică, nu de platformă.
Aici se păcălesc mulți proprietari: „eu nu sunt hotel, doar închiriez pe Airbnb." În fața legii, apartamentul în regim hotelier e structură de primire turistică, cu toate consecințele. Linia de demarcație sunt banii: găzduirea gratuită e alt regim.
Forma juridică nu schimbă obligația fișei, dar schimbă aproape tot ce vine după ea: impozitul, casa de marcat, ce declari și când. Le-am strâns pe toate obligațiile pe PF, PFA și SRL, ca să vezi dintr-o privire ce te privește pe tine.
Cum se completează fișa de cazare, câmp cu câmp
Regula de aur: transcrii din act, nu din memorie. Legea cere datele, nu copia documentului.
Numele și prenumele. Exact ca în act, cu diacritice și ortografia de acolo. La pașapoarte străine transcrii forma din document: Müller rămâne Müller.
Actul de identitate. Tipul (carte de identitate, pașaport), seria și numărul. Dacă ceri fotografia actului pentru self check-in, șterge poza după ce completezi. Excepția: la oaspeții care se anunță la IGI, portalul de raportare cere actul încărcat, deci poza se păstrează până faci anunțarea și abia apoi se șterge.
Cetățenia. Câmpul cu cele mai mari consecințe practice: pentru oaspeții care nu sunt cetățeni UE, SEE sau elvețieni, cazarea se anunță la IGI în 24 de ore. Merită așadar să acorzi atenție acestui câmp și să te asiguri că ai fișele completate din timp, înainte de sosire.
Perioada sejurului. Data sosirii și data plecării. La prelungire, evidența se actualizează: sejurul din fișă trebuie să corespundă cu calendarul platformei.
Semnătura turistului. Pe hârtie cu pixul, digital pe ecranul telefonului. E semnătura turistului, nu a gazdei; fișele „semnate" în bloc de recepție se văd imediat la o verificare.
Restul câmpurilor. Domiciliul, scopul călătoriei: completezi ce cere formularul, tot din act și de la oaspete.
Câte fișe de cazare trebuie completate
Una pentru fiecare adult cazat. Copiii nu dispar din evidență, dar se trec pe fișa părintelui sau a însoțitorului cu care vin, deci o familie de doi părinți și doi copii înseamnă două fișe și patru persoane în evidență. Pe EasyCheck, fiecare adult primește automat fișa lui, fie că datele se completează în același formular, fie prin linkul trimis celorlalți. Cum procedezi la grupuri, minori, prelungiri sau oaspeți străini și ce se verifică la un control: cazuri speciale și controale.
Greșeli frecvente și amenzi pentru fișa de cazare
Fișa unică pe rezervare. Cea mai răspândită greșeală. În urma intrării în vigoare a directivei europene DAC7, platformele deja transmit către autorități toate datele gazdelor și ale închirierilor. Probabil neconcordanțele minime nu vor fi verificate, însă după un anumit prag procentual ne-am putea aștepta la controale.
Completarea retroactivă. Fișa se întocmește la cazare. Un sezon întreg „reconstituit" într-o seară, cu același pix, nu păcălește pe nimeni.
Colecția de poze cu acte. Unele gazde fotografiază fiecare buletin și păstrează tot: date colectate fără temei, stocate fără termen. Ai transformat o obligație legală într-o problemă de GDPR.
Fișele lăsate „la plic". Self check-in fără nicio condiționare: oaspetele intră cu codul primit din timp, fișa rămâne necompletată, iar tu afli la final de sezon câte lipsesc. Ordinea corectă: întâi fișa, apoi codul.
Cât te costă. Pentru fișa de anunțare lipsă, amenzile pot ajunge până la 5.000 de lei (HG 237/2001, art. 3). O fișă făcută la timp durează două minute. Iar când noul sistem de raportare (SIT) va fi finalizat, verificarea va deveni banală pentru autorități.
Fișa de cazare pe hârtie vs. online
Ambele variante sunt legale. Diferența e cât timp îți mănâncă fiecare check-in. Cum funcționează varianta digitală, pas cu pas: fișa de cazare online. Dacă te întrebi de ce am ajuns să construiesc un sistem complet pentru gazde în loc de un simplu formular, răspunsul e tot aici: fișa singură nu rezolvă nimic dacă rămâne un PDF pe care îl transcrii de mână.
| Hârtie | Online (EasyCheck) | |
|---|---|---|
| Timp per check-in | Aștepți oaspetele, transcrii serii, aduni semnături | Oaspetele completează de pe telefon, din drum |
| Completare în avans | Nu e posibilă | Link trimis automat după confirmarea rezervării |
| Alertă IGI (non-UE) | Depinde de tine să observi cetățenia | Alertă automată, cu termenul de 24 de ore |
| Acces în unitate | Codul se dă oricum, fișa poate rămâne necompletată | Codul de acces se trimite abia după completarea fișei |
| Găsirea unei fișe vechi | Răsfoiești biblioraftul | Filtru de căutare, gata de tipărit în câteva secunde |
Pe hârtie, fiecare fișă uitată e o amendă în așteptare. Online, condiționarea codului de fișă duce completarea, în practică, la 100%.
Întrebări frecvente
Este obligatorie fișa de cazare pentru un apartament de pe Airbnb sau Booking?
Da. Apartamentul închiriat în regim hotelier e structură de primire turistică, iar evidența turiștilor pe fișe individuale e obligatorie indiferent de platforma prin care vine rezervarea.
Se poate completa fișa de cazare online?
Da. Evidența ținută digital, cu posibilitatea de tipărire la cerere, e practica standard a aplicațiilor de profil, iar direcția oficială (SIT) e chiar raportarea electronică. Important e conținutul: aceleași date, aceeași fișă per turist, aceeași semnătură.
Câte fișe se completează la o familie cu doi copii?
Două, câte una pentru fiecare adult. Copiii nu dispar din evidență, dar se trec pe fișa părintelui sau a însoțitorului cu care vin, deci familia apare cu patru persoane în evidență.
Trebuie fișă și pentru o singură noapte?
Da. Obligația ține de cazare, nu de durata ei.
Cât timp se păstrează fișele de cazare?
Recomandarea practică e minimum cinci ani; detaliile, pe categorii de documente, le-am strâns în ghidul despre arhiva legală a gazdei.
Fișa de cazare e același lucru cu fișa de ocupare cerută de ANAF?
Nu. Fișa de cazare e per turist, la sosire; fișa de ocupare e evidența agregată a gradului de ocupare, pe proprietate și perioadă. Ai nevoie de amândouă, și amândouă se pot genera din aceleași date, colectate o singură dată.