Fișa de ocupare a capacității de cazare: cine o ține, ce conține și ce riști fără ea

Fișa de ocupare a capacității de cazare e evidența pe care o ține, din 2026, cine închiriază camere pe termen scurt. Spune, pentru fiecare cameră, cine a stat în ea și când. Nu se trimite nicăieri: o completezi, o păstrezi și o arăți dacă vine un control.

E un document fiscal, nu este cel pentru poliție. Confuzia dintre ele e frecventă, așa că le deosebim mai jos.

Pe scurt:

Cine o ține	Persoanele fizice cu 1-7 camere închiriate pe termen scurt, plus cei cu servicii de cazare ca activitate independentă
Ce conține	Câte o fișă pe cameră și pe an: cine a ocupat-o și în ce perioadă
Unde ajunge	Nicăieri. Rămâne la tine, pentru control
Temeiul	Art. 85 alin. (8) și art. 68^3 alin. (8) din Codul fiscal; modelul din OPANAF 381/2026
De când	Începând cu anul 2026

Cine trebuie s-o țină

Două categorii, amândouă la impozitul pe venit al persoanelor fizice:

Persoana fizică cu 1-7 camere închiriate pe termen scurt, în locuințe proprietate personală, indiferent în câte locuințe sunt camerele. „Pe termen scurt" înseamnă închirierea neîntreruptă a unei camere aceleiași persoane pentru cel mult 30 de zile. Adică regimul hotelier clasic.

Cei cu servicii de cazare ca activitate independentă: PFA sau întreprindere individuală, sau persoana fizică ajunsă la peste 7 camere, care trece automat în această categorie.

Obligația vine din capitolul din Codul fiscal despre impozitul pe venit al persoanelor fizice, nu în cel al firmelor. Un SRL își ține evidența prin contabilitate. Dacă ai SRL, treci mai departe liniștit.

Ce e nou din 2026

Formularul a existat și înainte, sub numele „Fișa capacității de cazare", și servea la impunerea pe normă de venit. Din 2026 norma de venit a dispărut, iar odată cu ea și vechiul formular.

Legea 239/2025 a rescris regulile, iar ANAF a aprobat modelul nou prin OPANAF 381/2026, publicat în Monitorul Oficial nr. 250 din 31 martie 2026. Se folosește începând cu veniturile din 2026.

Schimbarea de fond pentru gazda cu 1-7 camere: venitul net se calculează scăzând din încasări o cotă forfetară de 30%, iar comisionul reținut de Booking sau Airbnb nu intră deloc în venitul brut. Impozitul e 10% pe venitul net, final, declarat prin Declarația unică până la 25 mai a anului următor. Fără contabilitate, doar partea de venituri din Registrul de evidență fiscală.

Fișa de ocupare e dovada din spatele acestor cifre: ea arată câte zile a fost ocupată fiecare cameră și de cine.

Ce conține

O pagină A4, câte una pentru fiecare cameră, pe an. Are trei părți:

1. Anul pentru care se completează. 2. Datele imobilului: adresa completă a locuinței în care e camera. 3. Camera și oaspeții ei: cum se identifică camera („camera 2", „apartamentul de la etaj"), apoi un tabel cu fiecare persoană care a ocupat-o: numele și prenumele, CNP-ul sau seria și numărul actului de identitate, și perioada, de la data la data.

Se completează pentru fiecare oaspete, nu doar pentru cel care a rezervat. Dacă în cameră au stat două persoane, apar amândouă.

Formularul poartă chiar pe el mențiunea că e un document cu date personale protejate de RGPD. Adică îl păstrezi cu grijă, nu îl lași pe masa de la recepție.

Ce faci cu ea

Cel mai simplu răspuns din tot ghidul: nimic, în afară de a o păstra.

Se întocmește un singur exemplar, al tău. Nu se depune, nu se transmite, nu se raportează. O prezinți doar dacă vine un control și o cere, la sediul lor sau la tine acasă.

Cât timp? Legea nu spune un termen anume pentru fișă. Reperul e prescripția fiscală: ANAF poate stabili obligații pe 5 ani, iar termenul curge de la 1 iulie a anului următor. Deci fișa pe 2026 poate fi cerută până la 1 iulie 2032. Ține-le pe cel puțin atât.

Ce riști fără ea

Nu există o amendă scrisă anume pentru lipsa fișei. Există însă două lucruri mai neplăcute.

Primul: neprezentarea evidențelor cerute la control e contravenție, cu amendă între 6.000 și 8.000 de lei la persoane fizice.

Al doilea, și mai scump: fără evidență, controlul nu are pe ce să-ți verifice venitul declarat. Iar când nu are pe ce, ANAF poate ajunge să-l estimeze singur. Rar iese în favoarea ta.

Nu o confunda cu fișa pentru poliție

Aici se încurcă multă lume, fiindcă amândouă se cheamă „fișă" și amândouă întreabă cine a stat la tine.

Fișa de anunțare a sosirii și plecării e pentru poliție, pe HG 237/2001. O completează turistul la sosire, originalele merg la poliție, copiile rămân la tine. Lumea îi spune „fișa de cazare", iar obligațiile ei, cu tot cu cazurile speciale și cu ce se verifică la control, sunt într-un ghid separat.

Fișa de ocupare e pentru ANAF, pe Codul fiscal. O completezi tu, pe cameră și pe an, și rămâne la tine.

Dacă intri sub ambele reguli, le ții pe amândouă. Nu se înlocuiesc una pe alta. Vestea bună e că cer aceleași date despre aceiași oameni, deci pot ieși din aceeași sursă. Pe observația asta am construit tot EasyCheck: toate evidențele unei gazde, scoase din aceleași date, culese o singură dată.

Cum o ții fără să o completezi de mână

Datele din fișa de ocupare sunt exact datele pe care oaspetele le dă oricum la check-in: nume, act, perioadă. Dacă le scrie el, în fișa de cazare completată online de oaspete, nu mai ai ce copia dintr-un teanc de hârtii.

EasyCheck construiește fișa de ocupare din check-in-urile deja completate, câte una pe cameră, pentru orice perioadă alegi, gata de tipărit sau de salvat ca PDF. Pentru persoane fizice și PFA poți cere CNP-ul chiar în formularul de check-in, ca fișa să iasă completă. Iar dacă ai SRL, funcția nici nu ți se arată, fiindcă nu te privește.

Concluzie

Fișa de ocupare e cea mai simplă obligație din regimul hotelier: nu are termen de depunere, nu are formular de trimis, nu are ghișeu. Are doar o condiție, să existe când e cerută. Iar dacă datele oaspeților intră o singură dată, la check-in, fișa se face singură.