Contract de prestări servicii — Termeni și condiții

Versiunea din 27.08.2026. Acceptarea acestor termeni la crearea contului constituie încheierea contractului la distanță dintre dumneavoastră și operatorul platformei. Versiunea pe care ați acceptat-o este înregistrată pe contul dumneavoastră; dacă textul se modifică, sunteți anunțat pe e-mail conform secțiunii 10.

1. Părțile și definiții

Prestatorul: GOLDSERVICE SRL, CIF 18831231, J2006001095175, sediul: Str. Curcubeului nr. 2, Sat Șendreni, Com. Șendreni, Jud. Galați, 807290, capital social: 200, e-mail: contact@easycheck.ro, telefon: 0722431554 — operatorul platformei EasyCheck.

Clientul („Gazda"): persoana fizică sau juridică ce își creează cont pentru a folosi platforma în legătură cu proprietățile pe care le închiriază în scop turistic. Clientul persoană fizică ce acționează în afara activității sale comerciale are calitatea de consumator și beneficiază de drepturile suplimentare din secțiunea 5.

2. Obiectul contractului

Prestatorul pune la dispoziție, în regim „software ca serviciu", o platformă online prin care oaspeții Gazdei completează fișa de anunțare a sosirii și plecării (HG 237/2001) și prin care Gazda își gestionează evidențele aferente (fișe tipăribile, alerte pentru oaspeții non-UE, evidența de ocupare ANAF, sincronizarea calendarelor, conform funcționalităților documentate pe site). Platforma este un instrument tehnic: răspunderea îndeplinirii obligațiilor legale ale cazării aparține Gazdei.

Facturarea oaspeților și RO e-Factura. Platforma permite Gazdei să întocmească facturi către oaspeții săi; facturile se emit în numele și în contul Gazdei, în condițiile art. 319 alin. (5) din Codul fiscal, pe baza datelor introduse sau confirmate de Gazdă la fiecare emitere. La cererea Gazdei (butonul de transmitere) și numai după ce Gazda a aprobat împuternicirea Prestatorului în Spațiul Privat Virtual, Prestatorul depune factura în sistemul național RO e-Factura, ca simplu mandatar tehnic. Gazda rămâne emitentul facturilor și singura responsabilă pentru realitatea, corectitudinea și completitudinea datelor facturate, pentru încadrarea fiscală (inclusiv regimul de TVA declarat în setări) și pentru termenele legale de transmitere; Prestatorul răspunde doar de funcționarea tehnică a serviciului de întocmire și transmitere.

3. Încheierea contractului. Prețul și plata

• Contractul se încheie în limba română, la momentul creării contului cu bifarea acceptării acestor termeni; primiți confirmarea pe e-mail (suport durabil). Textul contractului este permanent disponibil la această adresă.
• Serviciul se comercializează printr-un abonament unic, cu toate funcțiile incluse pentru toate Gazdele, fără nicio diferențiere; singura variabilă a prețului este numărul de unități de cazare. O unitate de cazare este un spațiu închiriat separat: un apartament sau o casă închiriată întreagă înseamnă o singură unitate, oricâte camere ar avea; la o pensiune, fiecare cameră închiriată separat oaspeților este o unitate. Prețul curent, calculat pentru numărul dumneavoastră de unități, este afișat pe pagina principală și în pagina „Abonament". Prețurile sunt finale, în EUR; TVA neaplicabil (Prestatorul nu este plătitor de TVA). Moneda plății: prețurile sunt exprimate în EUR, iar încasarea și factura se fac în lei (RON), la cursul de referință BNR valabil în ziua fiecărei plăți; suma exactă în lei este afișată înainte de confirmarea fiecărei plăți, respectiv pe proformă, iar la reînnoirile automate este menționată pe factură împreună cu cursul aplicat.
• Oferta de bun-venit este de 45 de zile gratuite, de la finalizarea configurării contului (fără card) — acordată o singură dată pentru fiecare CUI/CNP al operatorului, verificat la configurare; după încheierea acestei perioade — despre care sunteți notificat pe e-mail în prealabil — continuarea utilizării necesită plata abonamentului la prețul afișat. Durata rămasă la data încheierii contractului rămâne dobândită pentru contul dumneavoastră. Eventualele perioade gratuite acordate prin vouchere sau campanii rămân dobândite pentru contul dumneavoastră pe durata comunicată. Dacă nu aveți un abonament activ, proprietățile se dezactivează, iar datele rămân păstrate.
• Perioada de abonament. Plata se face în avans, pentru o perioadă pe care o alegeți dumneavoastră la fiecare plată: o lună sau 12 luni. La perioada de 12 luni, prețul total este cu 16,7% mai mic decât suma a douăsprezece plăți lunare; este o reducere procentuală din abonament, calculată la prețul afișat în pagina „Abonament", nu o perioadă gratuită. Ambele variante și sumele exacte se văd în pagina „Abonament", cu comutatorul „Plata anuală / Plata lunară".
• Modalitățile de plată. Plata se poate face cu cardul sau prin transfer bancar. Butonul care naște obligația de plată începe cu cuvântul „Plătește" și afișează suma; lângă el găsiți prețul total, durata perioadei și condițiile de reînnoire.
  Cu cardul: plata este procesată de un procesator autorizat (afișat în pagina de plată); nu vedem și nu stocăm datele cardului. Dacă alegeți reînnoirea automată, procesatorul ne furnizează doar un identificator tehnic (token), pe care îl folosim exclusiv pentru încasările următoare ale abonamentului dumneavoastră.
  Prin transfer bancar: vă emitem o proformă cu suma și termenul de plată, iar abonamentul se activează după intrarea banilor în contul nostru. Plata prin transfer nu creează niciun mandat de plată recurentă: fără card salvat nu există reînnoire automată.
• Reînnoirea automată este opțională și nu este activată implicit. La plata cu cardul aveți o bifă, nebifată, prin care ne dați mandat să încasăm automat perioadele următoare, la prețul și frecvența scrise chiar în textul bifei. Dacă nu o bifați, plata este unică: nu vi se mai ia niciun ban automat, iar abonamentul pur și simplu expiră la finalul perioadei plătite. Dacă ați activat-o, o puteți opri oricând din pagina „Abonament" — fie oprind reînnoirea, fie ștergând cardul salvat; în ambele cazuri abonamentul rămâne activ până la data deja plătită, fără penalități.
• Reînnoirea manuală. Dacă nu aveți reînnoire automată, perioada următoare o plătiți dumneavoastră din pagina „Abonament", în ultimele 7 zile înainte de data până la care abonamentul este plătit. Plata mai devreme de această fereastră nu este posibilă, pentru ca perioadele să nu se stivuiască; data de la care puteți plăti este afișată în pagină.
• Schimbarea numărului de unități de cazare. O mărire se aplică imediat: plătiți doar diferența de tarif pentru zilele rămase din perioada deja achitată, iar data scadenței nu se modifică. O micșorare se programează pentru finalul perioadei plătite: până atunci rămâneți la numărul de unități actual, iar de la acea dată plătiți mai puțin — acum nu se plătește și nu se rambursează nimic. Suma exactă vă este arătată înainte de confirmare, în fiecare dintre aceste situații.
• Factura se emite electronic pentru fiecare încasare și se transmite pe e-mail, respectiv în sistemul național RO e-Factura, conform legii.
• Prețul poate fi modificat cu notificare prealabilă de cel puțin 30 de zile pe e-mail; dacă nu sunteți de acord, puteți înceta contractul înainte de aplicarea noului preț.

3a. Programul de recomandare și Clubul Gazdă Ambasador

• Fiecare Gazdă are un cod și un link de recomandare (pagina „Recomandă"). Gazda invitată care își creează cont prin ele primește o prelungire a perioadei de probă, afișată la înscriere.
• Recomandantul primește o reducere procentuală din abonament pentru fiecare invitat al său care are, la data emiterii facturii recomandantului, un abonament plătit activ (perioadele de probă gratuită nu se socotesc). Reducerea se calculează la fiecare factură a recomandantului: procentul afișat în pagina „Recomandă" înmulțit cu numărul invitaților activi la acel moment. Când un invitat rămâne fără abonament plătit activ (expirare, anulare, rambursare sau retragere din contract), el nu se mai socotește începând cu următoarea factură a recomandantului; dacă redevine activ, se socotește din nou.
• Reducerea totală a unei facturi este plafonată și nu poate atinge niciodată 100%: fiecare factură rămâne o factură cu preț redus, nu o perioadă gratuită. Reducerea se aplică facturii întregi, fie ea lunară sau anuală. Reducerea nu se convertește în bani, nu se transferă și nu se rambursează. Facturile deja emise nu se recalculează.
• Clubul Gazdă Ambasador: primele N conturi (numărul e afișat pe pagina publică a Clubului) care își plătesc abonamentul după lansarea programului primesc o reducere de bază permanentă din abonament și un procent mărit per recomandare. Baza este condiționată de continuitatea abonamentului: dacă abonamentul rămâne neplătit peste perioada de grație afișată, baza se pierde definitiv, iar recomandările ulterioare continuă cu procentul standard. Locurile se atribuie în ordinea plății; clubul se închide definitiv la completarea locurilor.
• Programul funcționează pe un singur nivel (fără recompense pentru recomandările recomandaților), poate fi modificat sau încetat cu notificare de 30 de zile (reducerile de pe facturile deja emise rămân dobândite) și poate fi retras conturilor care îl folosesc abuziv (conturi fictive, auto-recomandare, conturi cu aceleași date de facturare).
• Recomandantul vede numele invitaților săi și starea recomandărilor, nu și datele lor de facturare sau de plată.

4. Durata și încetarea

• Contractul se încheie pe durată nedeterminată, dar abonamentul nu se prelungește de la sine: fără plată recurentă activată, el pur și simplu expiră la finalul perioadei plătite. Dacă ați activat plata recurentă, o opriți oricând din pagina „Abonament" — butonul „Oprește plata recurentă", de lângă cardul salvat, sau ștergerea cardului. În ambele cazuri abonamentul rămâne activ până la data deja plătită, fără penalități.
• La încetare, proprietățile plătite se dezactivează, datele NU se șterg automat; contul se poate închide cu ștergerea datelor (secțiunea 7).
• Prestatorul poate suspenda contul pentru încălcarea gravă a termenilor (fraudă, abuz, utilizarea platformei pentru alte date decât ale propriilor oaspeți), cu notificare.

5. Dreptul de retragere (numai pentru consumatori)

• Aveți dreptul să vă retrageți în 14 zile, fără să invocați vreun motiv, conform OUG 34/2014. Termenul se socotește separat pentru fiecare contract: crearea contului gratuit încheie contractul-cadru (termenul curge de la crearea contului), iar fiecare abonament plătit este o comandă nouă, cu termenul ei propriu de 14 zile, care curge de la data acelei plăți. Reînnoirile unui abonament aflat în derulare continuă aceeași comandă și nu repornesc termenul. Plățile pentru care termenul mai curge vă sunt listate în pagina „Retragere din contract".
• Prin pornirea abonamentului solicitați expres începerea prestării serviciului înainte de expirarea termenului de retragere (art. 8 alin. (8) din OUG 34/2014); dacă vă retrageți în cele 14 zile, achitați doar contravaloarea proporțională a serviciului deja prestat, iar restul vi se restituie. Confirmați totodată că ați luat cunoștință că, după prestarea completă a serviciului aferent unei perioade plătite, dreptul de retragere pentru acea prestație se pierde (art. 16 lit. a) din OUG 34/2014).
• Retragerea se exercită printr-o declarație neechivocă trimisă la contact@easycheck.ro — puteți folosi formularul din Anexa 1 (nu este obligatoriu). Rambursarea se face în cel mult 14 zile, cu același mijloc de plată.
• Perioadele gratuite (promoționale sau acordate prin vouchere) nu implică plăți, deci retragerea în timpul lor echivalează cu simpla închidere a contului.

6. Obligațiile Gazdei

• furnizează date reale și complete despre identitatea sa (apar pe fișe și în nota de informare a oaspeților) și le menține actualizate;
• folosește datele oaspeților exclusiv în scopurile legale; comunicări comerciale trimite doar oaspeților care și-au dat consimțământul (marcați în panou);
• alege, pentru fiecare proprietate, dacă fotografia actului de identitate se cere oaspeților obligatoriu sau opțional și își asumă, în calitate de operator, decizia și răspunderea acestei alegeri față de oaspeții săi; pentru oaspeții a căror cazare se anunță la Inspectoratul General pentru Imigrări, aplicația poate cere fotografia obligatoriu chiar pe regimul opțional, potrivit setărilor proprietății, portalul de raportare cerând actul încărcat. Termenul de păstrare a fotografiei este fix, stabilit de aplicație: ștergere la verificarea fișei de către Gazdă, iar fără verificare — automat, cel târziu la 24 de ore de la trimiterea datelor de acces (ori, când acestea nu se trimit prin aplicație, de la sosire); prin excepție, la oaspeții cu anunțare la Inspectoratul General pentru Imigrări, fotografia se poate păstra, potrivit setărilor proprietății, până la marcarea raportării, apoi intră în aceleași termene, cu plafonul maxim al platformei valabil în orice caz;
• alege, dacă este persoană fizică sau PFA, dacă CNP-ul se cere obligatoriu sau rămâne opțional pentru oaspeții săi, și își asumă, în calitate de operator, decizia și răspunderea acestei alegeri. Temeiul cererii este obligația fiscală proprie a Gazdei — fișa de ocupare a capacității de cazare, Ordinul ANAF nr. 381/2026 —, iar Prestatorul pune la dispoziție doar opțiunea și textele de informare corespunzătoare. Oaspeții care nu dețin cod numeric personal nu pot fi refuzați pe acest motiv: pe fișa de ocupare, seria și numărul actului lor de identitate țin locul codului;
• păstrează confidențialitatea datelor de autentificare.

7. Protecția datelor. Acordul de prelucrare (DPA)

Pentru datele oaspeților, Gazda este operator, iar Prestatorul acționează ca persoană împuternicită (art. 28 GDPR). Prin acceptarea acestor termeni se încheie și următorul acord de prelucrare:

• Obiect și durată: stocarea și punerea la dispoziție a datelor de check-in ale oaspeților, pe durata contului.
• Natura și scopul: îndeplinirea obligațiilor legale ale Gazdei privind evidența turiștilor; verificarea identității la distanță (dacă Gazda o activează), inclusiv citirea asistată de AI a datelor din poza actului pentru precompletarea fișei, precum și verificarea lizibilității pozei și a concordanței ei cu datele fișei.
• Categorii de date/persoane: datele de identificare (inclusiv CNP-ul / codul personal național, stocat criptat), actul, sejurul, semnătura, opțional fotografia actului; oaspeții Gazdei.
• Prelucrăm numai pe baza instrucțiunilor dumneavoastră: datele oaspeților le prelucrăm exclusiv pe baza instrucțiunilor documentate ale Gazdei — adică prezentul acord, setările pe care le faceți în panou și cererile pe care ni le transmiteți în scris —, inclusiv atunci când ar fi vorba de un transfer de date către o țară din afara Spațiului Economic European sau către o organizație internațională. Dacă o obligație legală ne-ar impune totuși o altă prelucrare, vă informăm înainte de a o face, în afară de cazul în care legea însăși interzice această informare.
• Instrucțiunile contrare legii: dacă o instrucțiune primită de la dumneavoastră încalcă Regulamentul general privind protecția datelor sau alte norme privind protecția datelor, vă informăm imediat și nu o executăm până când nu o clarificăm împreună.
• Confidențialitatea personalului nostru: persoanele care, din partea Prestatorului, au acces la datele oaspeților sunt obligate la confidențialitate — prin contract sau printr-o obligație legală de confidențialitate — iar obligația rămâne în vigoare și după încetarea colaborării cu ele.
• Securitate (art. 32): criptare în tranzit și în repaus pentru câmpurile sensibile, chei separate per Gazdă, izolarea datelor per Gazdă în baze de date separate, criptarea individuală a fiecărei fotografii de act — cu cheie proprie, care se distruge la ștergere —, jurnal de audit, ștergerea automată a fotografiilor la verificarea fișei — cel târziu la 24 de ore de la trimiterea datelor de acces (ori, fără ele, de la sosire), cu excepția de raportare descrisă mai jos — și a fișelor la termenele legale.
• Termenul fotografiei actului este fix, stabilit de aplicație: ștergere la verificarea fișei de către Gazdă (inclusiv la deschiderea unei fișe verificate automat), iar fără verificare — automat, cel târziu la 24 de ore de la trimiterea datelor de acces (ori, fără ele, de la sosire). Prin excepție, la oaspeții a căror cazare se anunță la Inspectoratul General pentru Imigrări, fotografia se poate păstra, potrivit setărilor proprietății, până la marcarea raportării de către Gazdă (portalul de raportare cere actul încărcat), apoi intră în aceleași termene; plafonul maxim de păstrare al platformei rămâne valabil în orice caz. Oportunitatea colectării fotografiei rămâne decizia și răspunderea Gazdei, ca operator; Prestatorul răspunde de executarea tehnică a ștergerii.
• CNP-ul oaspeților se stochează criptat, ca și numărul actului, și se șterge odată cu fișa, la termenul de retenție. Când Gazda alege să îl ceară obligatoriu, alegerea și temeiul ei — obligația fiscală proprie — rămân decizia și răspunderea Gazdei, ca operator; Prestatorul răspunde de executarea tehnică: criptarea, afișarea codului doar Gazdei, informarea oaspeților în nota de informare și ștergerea la termen.
• Sub-împuterniciți: furnizorul de găzduire (servere în UE); pentru plăți, NETOPIA Payments (doar datele necesare plății). Modificările listei se notifică; Gazda poate obiecta. Integrările pe care Gazda le activează ea însăși (FGO, SmartBill, transmiterea în RO e-Factura, yalele inteligente Nuki / TTLock / SwitchBot / Tedee) operează pe instrucțiunea directă a Gazdei, prin conturile ei la acei furnizori, și primesc strict datele necesare funcției respective.
• Verificarea asistată de AI (inclusă în abonament, pentru toate Gazdele): rulează exclusiv pe infrastructura proprie a Prestatorului, în Uniunea Europeană — niciun furnizor extern de AI nu primește datele. Imaginea actului este procesată doar în memorie, nu este stocată de sistemul de analiză și nu este folosită pentru antrenarea vreunui model; din analiză se păstrează datele citite din act — cu care se precompletează fișa — și concluziile (concordă / diferă / ilizibil). Verificarea are rol de asistență — confirmarea fișei și orice decizie față de oaspete rămân integral ale Gazdei.
• Asistență: instrumente în panou pentru drepturile persoanelor (export, ștergere, anonimizare); notificarea fără întârzieri nejustificate a incidentelor de securitate.
• Asistență la evaluarea impactului: vă sprijinim, cu informațiile de care dispunem, la evaluarea impactului asupra protecției datelor și la consultarea prealabilă a Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, atunci când o astfel de evaluare sau consultare vă este necesară.
• Dovada conformității și auditul: vă punem la dispoziție, la cerere, toate informațiile necesare pentru a demonstra respectarea obligațiilor de mai sus și permitem auditurile și inspecțiile efectuate de dumneavoastră sau de un auditor pe care îl mandatați, contribuind la desfășurarea lor. Verificările se anunță în prealabil, se desfășoară în programul normal de lucru și fără a expune datele altor Gazde.
• La încetare: Gazda își poate exporta datele; datele contului se șterg în 30 de zile de la închidere, cu excepția obligațiilor legale de păstrare.

Pentru conturile de turiști și pentru datele proprii ale Gazdei, Prestatorul este operator — detalii în Politica de confidențialitate.

8. Garanția legală de conformitate. Răspundere. Disponibilitate

Cerințe tehnice de funcționare. Platforma este o aplicație web și nu necesită instalarea vreunui program. Pentru a o folosi aveți nevoie de o conexiune la internet și de un browser modern, actualizat (versiunile recente de Chrome, Firefox, Safari sau Edge), cu JavaScript și cookie-urile de sesiune activate. Fișele și facturile se descarcă în format PDF, deci vă trebuie un cititor de PDF. Formularul pe care îl completează oaspeții dumneavoastră funcționează în aceleași condiții, inclusiv de pe telefon.

Garanția legală de conformitate (pentru consumatori). Pentru Clientul consumator, contractul este un contract de furnizare de conținut digital și servicii digitale, căruia i se aplică OUG 141/2021. Prestatorul răspunde de conformitatea serviciului: acesta trebuie să corespundă descrierii, cantității, calității, funcționalității, compatibilității și interoperabilității convenite, precum și scopului pentru care se folosesc în mod normal servicii de același tip, și trebuie să primească actualizările necesare pentru a rămâne conform. În caz de neconformitate aveți dreptul la aducerea serviciului în conformitate, iar dacă aceasta nu este posibilă sau nu se realizează într-un termen rezonabil, la reducerea corespunzătoare a prețului ori la încetarea contractului, în condițiile OUG 141/2021. Aceste drepturi sunt gratuite, sunt garantate prin lege și nu pot fi înlăturate sau restrânse prin prezentul contract.

Disponibilitatea. Prestatorul depune diligențe rezonabile pentru disponibilitatea platformei și realizează copii de siguranță zilnice, fără a putea garanta o funcționare absolut neîntreruptă (mentenanță anunțată, pene la furnizorii de găzduire sau de internet, indisponibilitatea sistemelor publice — SPV, RO e-Factura — ori a serviciilor pe care le activați dumneavoastră). Platforma este un instrument tehnic și nu constituie consultanță juridică, fiscală sau contabilă.

Mențiunea „ca atare". În raporturile cu Clienții profesioniști, platforma se furnizează „ca atare", cu funcționalitățile documentate la data contractării. Această mențiune nu se aplică Clienților consumatori și nu poate fi interpretată ca o limitare a garanției legale de conformitate descrise mai sus, care prevalează.

Răspunderea totală a Prestatorului este limitată la sumele plătite de Client în ultimele 12 luni; nicio limitare nu se aplică în cazurile în care legea interzice limitarea (prejudicii cauzate cu intenție sau din culpă gravă, drepturile consumatorilor care nu pot fi limitate).

9. Litigii. Legea aplicabilă

Contractul este guvernat de legea română. Încercăm mai întâi rezolvarea amiabilă — scrieți-ne la contact@easycheck.ro; răspundem în cel mult 30 de zile. Consumatorii se pot adresa ANPC (anpc.ro, telefonul consumatorului 021 9551) și entității de soluționare alternativă a litigiilor de care aparține Prestatorul — Direcția SAL din cadrul ANPC (informații: anpc.ro/ce-este-sal; depunerea cererilor: reclamatiisal.anpc.ro) — precum și instanțelor competente potrivit legii. Pentru clienții profesioniști, competența aparține instanțelor de la sediul Prestatorului.

10. Modificarea termenilor. Acceptarea clauzelor neuzuale

Modificările se notifică pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte. Continuarea utilizării după intrarea în vigoare înseamnă acceptare; dacă nu sunteți de acord, puteți înceta contractul înainte de acea dată.

Prin bifarea acceptării acestor termeni la crearea contului, Clientul profesionist acceptă în mod expres, în scris (în formă electronică), și clauzele privind suspendarea și încetarea contului (secțiunea 4), limitarea răspunderii (secțiunea 8) și competența instanțelor (secțiunea 9), în sensul art. 1203 din Codul civil.

Anexa 1 — Formular de retragere (numai pentru consumatori)

Completați și trimiteți acest formular doar dacă doriți să vă retrageți din contract (model conform OUG 34/2014, partea B din anexă).