Fișa de cazare: obligațiile gazdei, cazuri speciale și ce se întâmplă la control

Dacă ai o proprietate în regim hotelier, există șanse mari să fi auzit de fișa de cazare abia după ce aveai deja primele rezervări. Așa am descoperit-o și eu. Apartamentul era listat, rezervările începeau să vină, dar nicăieri în procesul de înscriere pe platformă nu apăruse vreo mențiune despre HG 237/2001, fișe de cazare sau evidența turiștilor. Primul gând este, de obicei: „Dacă e atât de importantă, de ce nu mi-a spus nimeni?”

Pe scurt: fișa de cazare este documentul prin care ții evidența fiecărei persoane pe care o cazezi, iar obligația ți se aplică din momentul în care oferi cazare contra cost. Ghidul de față nu e despre formular; modelul de fișă de cazare, cu explicația fiecărui câmp, îl găsești separat. Aici răspund la altă întrebare: ce obligație ai de fapt, cum funcționează în situațiile mai puțin obișnuite și ce se întâmplă la un control.

De unde vine obligația și la ce folosește, de fapt

Documentul se numește oficial „fișa de anunțare a sosirii și plecării”, iar temeiul e HG 237/2001. La prima vedere pare încă una dintre obligațiile administrative pe care statul le cere pentru că „așa trebuie”. În realitate, evidența are un scop concret: autoritățile trebuie să poată afla cine a fost cazat într-o anumită unitate, într-o anumită perioadă (pentru situații de siguranță publică, verificări sau chiar căutarea unei persoane).

Pentru tine, ca gazdă, consecința practică e importantă: fișa nu e doar o hârtie pe care o completezi ca să existe într-un dosar. E un document pe care autoritățile îl pot solicita și pe care trebuie să îl poți produce când e nevoie. Asta înseamnă că nu e suficient să ai fișele din ultimele zile: trebuie să ai o evidență completă și să poți găsi documentul unui oaspete și după ce au trecut ani de la cazare, fiindcă exemplarul care rămâne la tine se păstrează cinci ani.

Cine este obligat să completeze fișele

Regula de bază e mai simplă decât pare: dacă oferi cazare turistică contra cost, tu ai obligația de a ține evidența. Nu contează dacă activitatea e desfășurată de o persoană fizică, PFA sau SRL. Nu contează dacă rezervarea vine prin Airbnb, Booking.com, telefon sau recomandarea unui fost oaspete. Și nu contează dacă ai o singură garsonieră sau mai multe apartamente. Volumul se schimbă. Obligația de evidență, nu.

Una dintre confuziile pe care le întâlnesc cel mai des: „Eu nu sunt firmă, sunt persoană fizică.” Faptul că ești persoană fizică nu te scoate din obligație: aceasta e legată de activitatea de cazare, nu de forma juridică.

A doua confuzie e mai nuanțată: „Eu nu cazez, eu închiriez.” Aici chiar există o diferență. O închiriere pe termen lung, în care chiriașul locuiește în imobil în baza unui contract de închiriere, e alt regim decât cazarea turistică. Problema apare când termenul „închiriere” e folosit doar ca să descrie o activitate care, în realitate, funcționează ca regim hotelier: sejururi scurte și succesive, către turiști, contra cost. Eticheta pe care o alegi nu schimbă natura activității. Dacă ești într-o zonă gri, e genul de situație pe care merită s-o clarifici cu un specialist, nu s-o rezolvi alegând denumirea care îți convine.

Când se completează fișa

Fișa se completează la cazare, nu după. Practic, evidența trebuie făcută înainte ca oaspetele să primească accesul la proprietate: în momentul în care persoana e cazată, datele ei trebuie deja să fie în evidență.

În practică, există o diferență între „la sosire” și „înainte de sosire”. Dacă lucrezi pe hârtie, cunoști scenariul clasic: turistul ajunge, îi ceri actul, completezi fișa, cauți un pix, îi arăți unde să semneze și, între timp, sună telefonul, că următorul oaspete vrea să știe unde e cheia. Varianta mai simplă e să colectezi datele înainte de sosire: oaspetele completează de acasă sau din drum, iar tu afli din timp câte persoane vin și ce cetățenie au, deci poți identifica dinainte situațiile care cer pași suplimentari. E același principiu care stă la baza unui self check-in făcut corect: oaspetele primește accesul abia după ce datele sunt deja la tine. Iar când ajunge, nu mai transformi livingul în recepție improvizată.

Cazurile speciale: ce faci când nu e „o rezervare, un turist”

Aici apar cele mai multe întrebări. Regula de bază rămâne aceeași: evidența se face pentru fiecare persoană cazată.

Minori. Copiii nu dispar din evidență doar pentru că sunt minori. O familie de patru persoane înseamnă patru persoane de evidențiat. În practică, fiecare adult are fișa lui, iar copiii se trec pe fișa părintelui sau a însoțitorului cu care vin. Și o regulă pe care legea o spune foarte clar: un copil sub 14 ani poate fi cazat doar dacă e însoțit de părinți sau de reprezentanții legali (excepție fac taberele, excursiile și concursurile, cu profesori, antrenori sau ghizi), iar amenda e mai mare decât cea pentru fișă, de la 5.000 la 10.000 de lei.

Grupuri. Rezervarea poate fi făcută pe un singur nume; asta nu schimbă numărul persoanelor cazate. Dacă vin nouă oameni și rezervarea e făcută de unul singur, ai nouă persoane de evidențiat: câte o fișă pentru fiecare adult, cu copiii trecuți pe fișa adultului cu care vin. E unul dintre motivele pentru care grupurile sunt greu de gestionat pe hârtie: nu e complicat să completezi o fișă, devine complicat s-o faci de nouă ori, să verifici că n-ai uitat pe nimeni și să păstrezi apoi totul în ordine. Într-un sistem online, fluxul se simplifică: cel care face check-in-ul poate completa în același formular și datele celorlalți adulți, sau le poate trimite linkul, ca fiecare să completeze de pe telefonul lui, iar pentru fiecare adult se creează automat fișa lui.

Prelungirea sejurului. Dacă oaspetele mai rămâne două nopți, evidența trebuie să corespundă situației reale. Perioada din fișă trebuie să fie în acord cu perioada efectivă a sejurului și cu datele din calendarul rezervării. O fișă care arată că turistul a plecat, în timp ce el încă e cazat, creează o discrepanță ușor de observat la un control.

Oaspeții străini. Fișa se completează și pentru turiștii străini. Ce se schimbă e că, pentru oaspeții care nu sunt cetățeni UE, SEE sau elvețieni, cetățenia declanșează o obligație suplimentară: anunțarea la IGI în termen de 24 de ore. E o obligație separată de fișa de cazare, cu propriul flux; am detaliat pașii în ghidul despre anunțarea la IGI. Tocmai de aceea colectarea datelor înainte de sosire ajută: dacă afli cetățenia abia când turistul e la ușă, ai pierdut exact timpul în care puteai organiza lucrurile.

Ce faci dacă oaspetele refuză să completeze fișa

Se întâmplă. De cele mai multe ori, refuzul vine dintr-o teamă legată de datele personale: „De ce aveți nevoie de informațiile astea?”, „Ce faceți cu buletinul meu?”, „De ce să semnez?”

Răspunsul e că fișa de cazare e o obligație legală, iar datele se colectează pentru îndeplinirea ei. Asta nu înseamnă că trebuie să păstrezi o colecție de fotografii ale actelor: datele se transcriu conform formularului și obligației. Practic, e important să explici calm de ce ceri datele și să ai un proces clar. Iar dacă fișa e o condiție a cazării, accesul nu ar trebui predat înainte ca obligația să fie îndeplinită.

Cum arată, concret, un control al fișelor

Cred că frica de control e uneori mai mare decât controlul în sine. În esență, verificarea presupune să vezi dacă ce s-a întâmplat în realitate corespunde cu ce există în documente: dacă ai avut zece persoane cazate într-o perioadă, trebuie să poți demonstra prin evidență cine au fost. Un control poate compara informațiile despre activitatea de cazare (rezervări, calendare) cu fișele pe care le prezinți.

De aici vin două lucruri care contează enorm: integralitatea (fișă pentru fiecare persoană, nu doar pentru fiecare rezervare) și regăsirea rapidă (să poți găsi fișa unui turist din iulie când ți se cere în octombrie, fără să răsfoiești ore prin hârtii). Un biblioraft complet e mai bun decât unul din care lipsesc jumătate dintre fișe. Dar când volumul crește, o arhivă digitală în care poți căuta și filtra e mult mai ușor de administrat.

Ce amenzi există pentru lipsa sau completarea incorectă a fișelor

În vigoare acum: neîntocmirea fișei de cazare (fișa de anunțare a sosirii și plecării) se sancționează, conform HG 237/2001, cu amendă între 2.000 și 5.000 de lei. Aceasta e sancțiunea aplicabilă astăzi.

Ce urmează (deocamdată proiect): din martie 2025 există un proiect pentru un sistem național de evidență electronică a turiștilor, SIT (Sistemul Informațional pentru Turism). Modificarea HG 237/2001 care ar introduce SIT era, la data acestei actualizări, încă în stadiu de proiect neadoptat: termenele vehiculate anterior (inclusiv 1 ianuarie 2026) au trecut fără să producă efecte, nu există un portal deschis gazdelor și nici un calendar oficial nou. Proiectul, în forma pusă în dezbatere în martie 2025, păstrează aceeași amendă, de la 2.000 la 5.000 de lei, doar că fapta devine neînscrierea turiștilor în SIT. Nimic din proiect nu se aplică până nu e adoptat și publicat în Monitorul Oficial, iar forma finală poate fi alta. (Dacă vrei contextul complet despre SIT, l-am explicat separat.)

De ce direcția asta contează mai mult decât pare: statul are deja, din altă sursă, datele despre rezervările tale. Prin regulile europene de raportare DAC7 (Directiva UE 2021/514), platformele precum Airbnb și Booking transmit fiscului, pentru fiecare gazdă, numărul de rezervări, numărul de nopți și sumele încasate, pe fiecare proprietate în parte, iar aceste raportări funcționează deja de câțiva ani. Când SIT va deveni operativ, statul va avea și a doua jumătate a imaginii: ce evidență a turiștilor ai raportat efectiv tu. În momentul în care cele două seturi de date se pot compara automat (rezervările și nopțile raportate de platforme versus evidența pe care ai înregistrat-o tu), o nepotrivire (rezervări și nopți pentru care nu există fișe) devine un semnal de control care nu mai cere pe nimeni să bată la ușă: iese direct dintr-o interogare. Nu e cazul să ne speriem, dar e realist să înțelegem că verificările devin, tehnic, mult mai simple. Este exact motivul pentru care o evidență completă și la zi contează de pe acum, nu de la un termen viitor.

Concluzia practică e simplă: o fișă completată la timp îți ia câteva minute; o evidență incompletă, descoperită la un control, poate costa mult mai mult.

Hârtie sau digital?

În prezent, ambele variante sunt posibile. Hârtia e familiară: printezi formularul, îl completezi, îl arhivezi. Problema apare când numărul rezervărilor crește. Prima fișă e simplă. A zecea, încă simplă. După câteva sute, problema nu mai e completarea, ci administrarea arhivei: unde e fișa turistului din iulie? Cine a uitat să semneze? Câte persoane au fost în grupul acela? A fost trecută și ultima noapte după prelungire?

Digitalizarea nu schimbă obligația. Schimbă cât de multă muncă manuală trebuie să faci ca s-o respecți. Iar direcția e clară, chiar dacă SIT e încă proiect: gazdele care își colectează deja datele digital vor avea mai puțin de schimbat dacă și când sistemul va deveni obligatoriu.

Fișa de cazare nu trebuie să-ți ocupe timpul

Fișa e o obligație. Asta nu înseamnă că trebuie să fie și o corvoadă. Oaspetele poate completa datele înainte de sosire, iar tu ai evidența pregătită înainte să ajungă la ușă. La un grup, fiecare adult primește automat fișa lui, fie că datele se completează în același formular, fie prin linkul trimis celorlalți. Pentru oaspeții din afara UE, SEE și Elveției, cetățenia declanșează din timp alerta necesară. În loc să stai cu un teanc de acte la ora 23:00, poți lăsa procesul să se întâmple înainte de check-in.

Asta e și ideea din spatele EasyCheck: oaspetele completează online, tu primești evidența pregătită, iar lucrurile care pot fi automatizate nu mai trebuie făcute manual de fiecare dată. Fișa e însă doar prima verigă: din aceleași date ies și alerta IGI, și fișa de ocupare, și factura. Am explicat separat de ce o fișă singură nu ajunge și cum se leagă celelalte de ea.

Informațiile despre obligațiile legale și sancțiuni sunt de la data actualizării, trecută sub titlul ghidului, și se pot schimba dacă legislația se modifică.