e-Factura pentru gazde în regim hotelier: ghid practic în 2026

Dacă ai ajuns la prima ta factură pentru un oaspete, este foarte posibil ca lucrurile să fi părut mai complicate decât ar fi trebuit. Nu pentru că o factură ar fi, în sine, complicată, ci pentru că, în regim hotelier, nu ai un departament de facturare care să se ocupe de ea. Ai un oaspete care pleacă la 10 dimineața, un apartament care trebuie pregătit pentru următorul check-in și, pe lângă toate astea, un XML care trebuie să ajungă în SPV.

Facturile circulă prin sistemul național e-Factura, iar pentru firmele și PFA-urile care încasează bani din cazare subiectul nu mai este opțional de ceva vreme: facturile către alte firme trec obligatoriu prin e-Factura din 1 ianuarie 2024, iar cele către persoane fizice, deci și către oaspeții tăi, din 1 ianuarie 2025. Factura către oaspete trebuie emisă, iar factura emisă trebuie transmisă prin e-Factura.

Vestea bună este că, din experiența mea de gazdă, odată ce îți pui fluxul la punct, e-Factura devine foarte plictisitoare. Și, în fiscalitate, acesta este un lucru de dorit.

Cum a ajuns e-Factura și în regimul hotelier?

e-Factura a intrat în viața firmelor din România treptat: mai întâi în relația cu statul, apoi în relațiile dintre firme și, ulterior, tot mai aproape de consumatorul final.

Cazarea în regim hotelier nu a fost o țintă separată. A intrat în aceeași logică generală aplicată activităților care emit facturi.

Doar că, pentru o gazdă care are unul sau două apartamente, experiența arată puțin diferit față de o companie care are un departament financiar. Nu ai neapărat un contabil lângă tine, nu ai un om care se ocupă exclusiv de facturi și nu ai timp să înveți fiecare detaliu al sistemului.

Ai un telefon, un oaspete care pleacă la 10 dimineața și o listă lungă de lucruri care trebuie făcute înainte să vină următorul. De aceea, obiectivul ar trebui să fie să-ți construiești un flux cât mai simplu. Odată ce acesta funcționează, factura nu ar trebui să-ți mai ocupe o dimineață.

Cine trebuie să emită factura?

Dacă operezi ca firmă sau PFA, trebuie să emiți factură pentru fiecare sejur. Singura excepție e plata pe loc, cash sau cu cardul, trecută prin casa de marcat: atunci nu ești obligat să emiți factură, decât dacă oaspetele ți-o cere.

Dacă închiriezi ca persoană fizică, pe CNP, fără PFA sau firmă, de la 1 iunie 2026 nu mai ai obligația să transmiți facturile prin e-Factura, nici atunci când clientul e o firmă.

Diferența dintre forme nu se oprește la facturi: impozitul și contribuțiile se schimbă odată cu ele. Dacă vrei cifrele pe cazul tău, calculatorul arată cât rămâne din cazare după taxe, pe persoană fizică, PFA și firmă.

Pentru persoanele fizice, evidența cerută de ANAF este fișa de ocupare a capacității de cazare.

Factura e însă doar una dintre evidențele pe care le ții. Cealaltă, cea care se verifică cel mai des la un control, e evidența corectă a oaspeților, pe fișe de cazare, cu regulile ei pentru grupuri, minori și oaspeți străini.

Când se emite factura pentru cazare?

Momentul de referință este prestarea serviciului, adică sejurul. Poți emite factura la check-in, la plecarea oaspetelui sau mai târziu; legea cere doar să nu treci de 15 a lunii următoare. La plecare ai avantajul că știi sigur suma finală. Dacă ai încasat bani înainte de sejur, de pildă un avans la o rezervare directă, pentru suma aceea termenul curge de la luna încasării.

Odată emisă, factura trebuie transmisă în e-Factura în cel mult 5 zile lucrătoare. Dacă întârzii, amenda pentru o firmă mică sau un PFA este de la 1.000 la 2.500 de lei, iar o factură către o firmă care nu trece deloc prin e-Factura se amendează cu 15% din valoarea ei, atât la tine, cât și la firma care o primește.

Aici apare și una dintre confuziile cele mai frecvente: factura pentru cazare nu este același lucru cu factura pe care o primești tu de la Airbnb sau Booking.

Platforma îți poate factura comisionul pe care îl plătești pentru serviciile sale. Aceasta este relația dintre platformă și tine. Factura pentru cazarea oferită turistului este relația dintre tine și oaspetele tău.

Sunt două facturi diferite, pentru două servicii diferite și două relații comerciale diferite.

De aceea, faptul că rezervarea a venit prin Airbnb sau Booking nu înseamnă că platforma a emis automat factura ta către turist.

Ce date îți trebuie de la oaspete?

Pentru o factură emisă unei persoane fizice ai nevoie de numele oaspetelui și de adresa lui: stradă, localitate, țară și, dacă adresa e în România, județul. CNP-ul nu e obligatoriu: dacă oaspetele nu ți-l dă, în e-Factura se trece în locul lui un cod din 13 cifre de zero.

Dacă oaspetele solicită factura pe firmă, lucrurile devin mai precise. Ai nevoie de datele firmei: denumirea, CUI-ul și adresa sediului, cu localitatea și județul, pentru că e-Factura respinge adresele din România fără județ, iar în București cere sectorul. Numărul de la Registrul Comerțului nu e obligatoriu pe factură. Și un lucru de știut: dacă ai firmă sau PFA și clientul e o firmă din România, doar factura trecută prin e-Factura contează ca factură; un PDF trimis pe e-mail nu îi ține loc.

Și aici apare o situație pe care orice gazdă o recunoaște.

Oaspetele pleacă. Tu ești deja cu gândul la următorul check-in. Și primești mesajul:

„Bună, am uitat să vă cer factura pe firmă. Vă trimit aici CUI-ul.”

Urmează încă un schimb de mesaje. Apoi mai lipsește o informație. Apoi trebuie să verifici dacă ai introdus corect CUI-ul. Din experiența mea, asta este exact genul de muncă mică și repetitivă pe care merită să o elimini.

În EasyCheck, oaspetele își poate completa singur datele de facturare în fișa de check-in, înainte să ajungă. Dacă vrea factura pe firmă, bifează opțiunea și scrie CUI-ul, iar restul datelor firmei se completează singure din registrul public ANAF. Nu mai trebuie să transcrii tu informațiile și nici să le cauți în conversațiile de pe WhatsApp în dimineața plecării.

Cele trei variante prin care poți emite factura

Există trei căi prin care poți gestiona emiterea și transmiterea facturii, în funcție de instrumentele pe care le folosești.

1. Direct în SPV, din EasyCheck

Este varianta pe care multe gazde nu o cunosc. Transmiterea cere un certificat digital calificat cu drepturi în SPV pe firma ta, dar nu trebuie să fie al tău: poate fi al contabilului, dacă are deja drepturi pe firma ta. Din EasyCheck îi trimiți un link, el îl deschide pe calculatorul cu certificatul și autorizează legătura o singură dată. De atunci, facturile pleacă direct din EasyCheck, fără alt program.

XML-ul este generat în formatul necesar, UBL 2.1 / CIUS-RO, iar apoi este transmis în SPV.

Pentru gazda care nu are și nu vrea să folosească un program de contabilitate pentru facturare, aceasta poate fi o variantă simplă. Important este să ai configurată legătura cu ANAF: certificatul tău sau al contabilului, conectat o dată din Setări → Facturare.

2. Prin FGO

Dacă folosești deja FGO și ai acolo contul și seriile de facturi, EasyCheck emite factura direct în contul tău FGO, cu seria de acolo, iar FGO o transmite în e-Factura. Datele oaspetelui sunt preluate din fișa de check-in, deci nu le mai introduci o dată.

3. Prin SmartBill

Principiul este același. Dacă folosești SmartBill pentru facturare, factura se emite în contul tău, cu seria ta și cu datele clientului pregătite din informațiile colectate la check-in.

Este și varianta care se potrivește bine dacă ai deja un flux stabilit împreună cu contabilul și acesta lucrează cu SmartBill. La un moment dat alegi o singură cale de facturare și construiești fluxul în jurul ei. Nu ai nevoie să trimiți aceeași factură prin toate cele trei variante.

Cum arată fluxul, pas cu pas?

Într-un flux bine pus la punct, lucrurile ar trebui să arate aproximativ așa.

• 1. Oaspetele face check-in-ul. Sejurul apare în panou, la „De facturat”, cu termenul afișat alături și cu datele clientului deja pregătite.
• 2. Scrii suma. Acesta este singurul pas pe care nu vreau să-l automatizăm complet. Motivul este simplu: suma finală a sejurului nu rezultă întotdeauna doar din calendar. Pot exista reduceri, nopți suplimentare, taxe de curățenie negociate sau alte ajustări. O factură emisă automat cu suma greșită nu mai este o economie de timp. Devine o problemă pe care trebuie să o repari ulterior. De aceea, suma o scrii tu, în formularul facturii care vine cu restul datelor completate. Dacă proprietatea are taxă locală, scrii suma încasată, iar EasyCheck desparte singur cazarea de taxă.
• 3. Emiți factura prin calea aleasă. SPV, FGO sau SmartBill, în funcție de fluxul tău.
• 4. Factura ajunge în circuitul e-Factura. XML-ul este transmis în SPV. Oaspetele primește factura de la tine, pe e-mail sau tipărită, pentru că e-Factura nu i-o livrează unei persoane fizice; din EasyCheck o trimiți cu un buton sau o lași să plece singură pe e-mail. Arhiva lunii o descarci când ai nevoie.

Ideea este ca partea repetitivă să fie automatizată, iar partea care poate produce o eroare fiscală - suma - să rămână sub controlul tău.

Greșelile pe care le fac gazdele la început

Prima este factura emisă pe firmă cu date incomplete. „Lasă că punem noi ce știm” este una dintre cele mai proaste strategii când vorbim despre date de facturare. Dacă oaspetele îți cere factura pe firmă, ai nevoie de informațiile corecte ale firmei.

A doua este amânarea facturării. „Mai aștept, poate mai am câteva facturi și le fac pe toate odată” sună eficient până afli termenele: factura se emite cel târziu pe 15 a lunii următoare sejurului, iar din ziua emiterii ai 5 zile lucrătoare ca s-o transmiți. Termenele fiscale nu se modifică pentru că tu ai prefera să faci facturile într-o singură seară.

A treia este XML-ul respins de SPV din cauza unei informații sau a unui format incorect. Prima mea factură respinsă mi-a mâncat o dimineață întreagă. Am ajuns să citesc documentație și să caut ce anume nu îi convine sistemului.

Și exact de aici a venit una dintre deciziile din EasyCheck: formatul XML trebuie generat și validat de platformă, nu construit de gazdă după o dimineață petrecută în documentație tehnică.

Ce faci cu arhiva?

Facturile și fișierele XML asociate fac parte din evidența fiscală și se păstrează cel puțin 5 ani, socotiți de la 1 iulie a anului următor celui în care au fost emise. Descarcă XML-urile din SPV din timp: acolo stau la dispoziția ta doar 60 de zile. Practic, nu este suficient să emiți factura și să uiți de ea.

O soluție simplă este să ai o arhivă organizată pe luni, în care să poți păstra XML-urile și registrul aferent. În EasyCheck, arhiva lunii se generează dintr-un click, din pagina Facturi: un ZIP cu XML-urile, PDF-urile și registrul lunii în format CSV, pe care îl poți transmite contabilului. Dacă emiți direct în e-Factura, primești la începutul lunii și un e-mail cu linkul.

Factura nu ar trebui să fie încă o grijă în dimineața plecării

Prima dată când te lovești de e-Factura, ai impresia că trebuie să înveți un sistem nou, un format XML nou și încă o serie de reguli pe care nu le-ai cerut. După ce îți pui fluxul la punct, nu ar trebui să mai simți asta. Oaspetele își completează datele de facturare. Tu scrii suma. Factura se emite pe calea aleasă. XML-ul ajunge în SPV, iar arhiva lunii o ai la un click.

Atât.

Asta am vrut să rezolv și pentru mine când am construit EasyCheck: nu să fac facturarea să pară mai sofisticată, ci să fac partea repetitivă cât mai simplă.

Datele de facturare, completate de oaspete. Suma, scrisă de tine. XML-ul, treaba noastră.

Informațiile fiscale și termenele din acest ghid sunt verificate la 13 septembrie 2026. Pentru situațiile care depind de forma de organizare, statutul fiscal sau rezidența clientului, consultă contabilul.